Organisation des bénévoles : Généralités

par Mik' Yahel Lun 20 Fév - 13:46

Félude a écrit:Bonjour à tous

Nous vous avions sollicité lors de notre rencontre du 10 février pour connaître les ressources disponibles le jour du festival. Afin de répondre à cette question, vous souhaitiez connaitre les postes et les ressources affectées par poste.

Le bureau de la FéLuDe s’est réuni le 16 février et vous propose l’organisation suivante.

Les horaires

Mise en place de rotations toutes les 3 heures de 10h à 20h.
A chaque rotation, le bénévole pourra soit rejoindre son association dans le cadre de son activité, soit intégrer un autre poste.
Il sera remplacé soit par un bénévole présent sur l’activité proposée par son association, soit par un bénévole présent sur un autre poste.

Rappel des postes
Ne sont pas inclues les activités proposées par les associations. Chacune reste autonome sur ce point.
Nous vous solliciterons également pour la campagne de communication qui débutera mi mars. Les missions consisteront à distribuer des flyers et coller des

affiches.
Bien entendu nous comptons sur une mobilisation massive pour la mise en place du site dès le vendredi et sur le rangement, nettoyage le lundi

Accueil : Encaissement, informations, distribution diverse
Parcours ludique : à l’accueil pour expliquer
Speed Dating Game : animation d'activité
Espace ludique : animation de tables de jeu (Groupe spécifique en cours de formation)
Restauration : Vente de boissons de nourriture accessoires, encaissement, ...
Point d’information : Point d’info assos et festival
Encadrement : Aide aux encadrants.

Chaque poste (lieu d’activité) sera encadré par un membre du bureau de la FéLuDe.

Le tableau de synthèse
Au minimum et par poste :

Accueil : 2 personnes
Parcours ludique : 1 personne
Speed Dating Game : 4 personnes
Restauration : 4 personnes
Point d’information : 1 personne
Encadrement :
Café ludique : 1 personne
Sécurité, secours, toilettes : 2 personnes

Vous trouverez ci-joint le tableau récapitulatif. Merci de nous fournir une réponse avant le 16 mars pour notre prochaine réunion de bureau.
N’hésitez pas à diffuser cette information à toute personne ou association désirant s’impliquer dans l’organisation.

Je vous remercie d’avance pour vos réponses. Nous savons la difficulté que représente la mobilisation de nos bénévoles. L’événement appartient à tous ceux qui oeuvreront pour sa réussite.

Ludiquement
Didier et l’équipe de la FéLuDe

par Mik' Yahel Lun 20 Fév - 13:47

Salut !

J'ai créé un post pour pouvoir échanger sur le sujet. Je trouve ça plus simple que par mail (citation, liens, images...).

(Si ce n'est pas une bonne idée, n'hésitez pas à le supprimer).

par Mik' Yahel Lun 20 Fév - 13:59

Quelques remarques qui me sont venus à la lecture du post :

Il ne serait pas possible de prévoir des temps de pause pour les bénévoles au moment de changements de poste ? D'ailleurs, est-il prévu un endroit ou les bénévoles pourront se reposer un petit peu (genre une petite pièces avec quelques chaises et tables).

Ce ne serait pas une bonne idée de décaler les horaires pour chaque poste ? Parce que si tout le monde change de poste au même moment, ça risque d'être un joyeux bordel pendant 10 minutes... (Abandon de poste collectif, ça existe ?). Si un temps de pause est instauré, on pourrait décaler du temps de pause par exemple.

Il n'y a pas le camping aussi ou il faut quelqu'un ?

par didbigo Lun 20 Fév - 15:41

Merci Michael pour cette initiative
Pour répondre directement à ta question sur le camping, c'est Laurent qui en aura la charge.
Le bureau de la FéLuDe encadrera l'ensemble des postes. A savoir :
- Espaces ludique
- Accueil
- Boutiques+Partenaire
- Café ludique
- Référent animations
- Camping
- Sécurité +Secours+Toilette
- Restauration

Nous souhaitons que certains postes soient renforcés en terme d'encadrement comme le Café Lud' et les secours.

Pour les pauses et les changements de poste l'idée est excellente. Nous nous sommes focalisés pour l'instant sur les ressources. Donc sujet à traiter prochainement.

J'ai demandé à Patrice de créer sur le forum une section spécifique à l'organisation. Il est possible que les posts changent de section.

par Patrice Lun 20 Fév - 17:02

didbigo a écrit:

J'ai demandé à Patrice de créer sur le forum une section spécifique à l'organisation. Il est possible que les posts changent de section.

Voila, Monsieur le Président, c'est fait. Nouvelle section créée et sujet déplacé.

par PtiteA2 Lun 27 Fév - 13:26

Bonjour,

Je vais mettre un post pour compter les effectif JaC mais j'avoue qu'en relisant les posts et les mails (malheureusement je n'ai pas accès au drive du bureau) je ne sais pas quoi leur demander exactement, donc ma question est que voulez-vous savoir exactement?

on a déjà commencé à sonder pour savoir qui serai intéressé pour aidé et sur quel poste (même si on avait pas encore la liste officielle) donc on a une petite idée mais je suppose que vous voulez avoir des données un peu plus précises, d'où ma question. Vous voulez le nombre de personnes qui peuvent aider sur chaque poste? sur chaque journée? sur chaque horaire?

par didbigo Lun 27 Fév - 18:06

Nous souhaitions connaître les aides d'une façon générale. Mais à la dernière reunion il nous a été demandé d'être plus précis.
D'où ce tableau.
La première question reste essentielle. Il n'est pas nécessaire d'être précis. Si ca peut aider pour recruter tant mieux.
Merci

par PtiteA2 Mar 28 Fév - 9:32

Merci pour ta réponse Didier, mais j'en ai une autre: il y a un endroit où les différentes postes sont expliqués? ségo a posé des questions sur le "Sécurité, secours, toilettes" mais j'avoue que n'ayant pas pu venir aux dernières réunion je ne sais pas ce qu'est le "parcours ludique", le "speed dating game" ou encore le "café ludique"?

autre question: il n'y a plus de coin enfant? ou alors vous avez besoin de personne?

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